Privacybeleid Scouting Regio Weert

(Definitieve versie; laatst aangepast op: 7 november 2019)

1. Inleiding

Scouting Regio Weert hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, deelnemers aan activiteiten en trainingen, onderliggende organisaties en andere relaties. Persoonsgegevens worden door Scouting Regio Weert dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

In dit privacybeleid staat beschreven hoe Scouting Regio Weert persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Onderstaande geld als wij aanvullend of afwijkend persoonsgegevens registreren, verwerken en bewaren dan Scouting Nederland. Voor de belangrijkste verwerkingen in de landelijke systemen verwijzen wij naar het privacybeleid van Scouting Nederland. Download hier het privacybeleid van Scouting Nederland.

Het privacybeleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing voor alle teams die namens Scouting Regio Weert activiteiten en trainingen organiseren.

2. Vereisten Verwerking persoonsgegevens

De algemene verordening gegevensbescherming stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. De eisen zijn;

• Toestemming van het lid of de vrijwilliger voor het verwerken van persoonsgegevens;
• Juist en nauwkeurig bijhouden van de persoonsgegevens
• Beveiligen van de persoonsgegevens
• Op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen persoonsgegevens;
• Uitsluitend gebruik van de persoonsgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

2.1 Aanvullende vereisten

Scouting Nederland stelt met hun privacybeleid naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid bevat ook aandachtpunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu, maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen.

2.2 Systemen en administraties

Scouting Regio Weert verwerkt persoonsgegevens primair in de systemen zoals beheerd door Scouting Nederland. Buiten de ‘landelijke systemen’ gebruikt Scouting Regio Weert een zeer beperkt aantal systemen of administraties waarin persoonlijke gegevens worden opgeslagen.

2.2.1 @Scoutingregioweert.nl mailadressen
Regionale vrijwilligers hebben de mogelijkheid om een e-mailadres eindigend op @scoutingregioweert.nl aan te vragen of hebben de mogelijkheid om mail verstuurd aan een @scoutingregioweert.nl mailadres door te sturen naar een door henzelf aan te geven persoonlijk mailadres.

2.2.2 Regionale ledenactiviteiten
Registratie van leden gaat via de leiding van de speltakken.
Binnen onze regio worden er verschillende regionale ledenactiviteiten georganiseerd. De organisatie van regionale ledenactiviteiten maakt gebruik van verschillende applicaties en administraties ter ondersteuning van de activiteit. Gedurende de uitvoerfase van een activiteit heeft de organisatie of de eigen (bege)leiding van een jeugdlid de mogelijkheid deelnemergegevens te raadplegen en incidenten dan wel hulpverzoeken te registreren. Eventuele registraties worden in een dossier gearchiveerd en na afloop van het evenement vernietigd. In specifieke gevallen kan het voorkomen dat informatie wordt overgedragen aan de hulpverleningsinstanties of aan de afdeling juridische zaken van Scouting Nederland. Mocht dit nodig zijn, dan wordt dit altijd aangegeven aan de wettelijke vertegenwoordigers.

2.2.3 Financiële administratie
De financiële administratie van Scouting Regio Weert verwerkt persoonsgegevens in de debiteuren- en crediteurenadministratie van onze stichting. Wettelijk is bepaald dat ondernemers en stichtingen een fiscale bewaarplicht hebben. Dit houdt in dat wij de financiële administratie 7 jaar moeten bewaren.

2.2.4 Communicatiegroepen (Whatsapp etc.)
Vrijwilligers die samenwerken voor een regionaal team of activiteit kunnen ervoor kiezen om een communicatiegroep (Bijvoorbeeld een WhatsApp groep) aan te maken. De teamcoördinator is verantwoordelijk voor het toekennen van rechten en voor het intrekken hiervan. Tevens is de individuele vrijwilliger zelf in staat om zich aan of af te melden van een groep. De persoonlijke gegevens die worden opgeslagen zijn enkel de gegevens van de gebruikers die strikt noodzakelijk zijn om de toegang tot de applicatie te waarborgen.

2.2.5 Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Voor vrijwilligers wordt, conform het huishoudelijk regelement van Scouting Nederland, een verklaring omtrent gedrag aangevraagd. De registratie van de verklaringen gebeurt in Scouts Online en vallen onder het privacy regime zoals is vastgesteld door Scouting Nederland. Scouting Regio Weert vraagt elke vijf jaar een nieuwe VOG aan voor alle vrijwilligers die actief zijn binnen onze regio. De originele (Fysieke) verklaringen worden in een afgesloten kast bewaard gedurende het lidmaatschap van de vrijwilliger. Na het beëindigen van het lidmaatschap of nadat er een nieuwe versie van de VOG is aangeleverd wordt de oude VOG onherstelbaar vernietigd.

2.3 Privacybeleid

Scouting Regio Weert, de aangesloten scoutinggroepen en Scouting Nederland verwerken allemaal persoonsgegevens en willen daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacybeleid van scouting Nederland wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Nederland. Download hier het privacybeleid van Scouting Nederland:

De scouting groepen die aangesloten zijn binnen onze regio hebben ook een eigen privacybeleid. Het privacybeleid wat de aangesloten scouting groep heeft opgesteld is altijd leidend, Wil je meer weten over een privacybeleid van een aangesloten scoutinggroep; neem dan contact op met het bestuur van de desbetreffende scoutinggroep.

2.4 Updates privacybeleid

Scouting Nederland, Scouting Regio Weert en de aangesloten groepen behouden zicht het recht om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Het verdient aanbeveling om het privacy statement van Scouting Nederland, het privacybeleid van Scouting Regio Weert en de privacy- statement, of beleid van de aangesloten groepen regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigen op  de hoogte bent.

2.5 Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek dan kan dit gemeld worden aan info@scoutingregioweert.nl. Deze melding wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 48 uur, gemeld aan Scouting Nederland conform het ‘protocol datalekken verwerkers’. De melder wordt altijd geïnformeerd over de voortgang van zijn/haar melding.

Download hier het protocol datalekken verwerkers.

2.6 Recht vergetelheid (RTBF) en inzage in je gegevens (SAR)

Indien een lid of diens wettelijke vertegenwoordigers een beroep doen op het recht op inzage in gegevens, dan reageert Stichting Regio Weert conform de wetgeving binnen vier weken op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via: info@scoutingregioweert.nl. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.